Համակարգը ստանում և ուղարկում է էլեկտրոնային նամակներ, և իրականացնում է նամակների ավտորիզացիա` ըստ ուղակողի հասցեի: Ստանալով նամակը, համակարգը դրան վերագրվում է եզակի որոշիչ (identificator): Հետագայում, եթե ստացողը պատասխանում է (reply) այդ նամակին և նույնիսկ եթե ուղարկողը պատասխանում է ստացողի կողմից ուղարկված պատասխանին, այլ կերպ ասած, եթե մեկ նամակի շրջանակներում տեղի է ունենում նամակագրություն, համակարգն այդ ողջ նամակագրությունը հաշվառում է առաջին նամակի հետ միասին և այն հասանելի է առաջին նամակից: Այս մոտեցումը թույլ է տալիս խմբավորել նամակների հաշվառումն ըստ խնդիրների: WestSoft RMS-ն ունի հիշեցումների, նամակների ստատուսների և որոնման պայմանների զարգացած համակարգ: Ներդրված են նաև սպամի արգելափակման մեխանիզմներ: Համակարգը գրված է PHP լեզվով, որպես տվյալների պահոց օգտագործված է MySQL ՏՊԿՀ-ը: Տվյալների արտապատկերումն ու համակարգի կառավարումն իրականացվում է WEB ինտերֆեյսով: